Aplicação da Nova LGPD nos Recursos Humanos: Proteção de Dados no Ambiente Corporativo

A LGPD ( Lei Geral de Proteção de Dados) é uma lei que vem trazer mais segurança no processo de tratamento de dados, contando com exigências e treinamentos dos funcionários, a fim de proteger as informações e usá-las corretamente.

Pensando no ambiente corporativo, os profissionais de Recursos Humanos lidam diretamente com a LGPD, garantindo que a lei seja cumprida corretamente, protegendo os dados dos colaboradores.

Este artigo, tratará de explorar as medidas práticas que o RH pode utilizar para lidar com os dados de seus funcionários e garantir a implantação da LGPD dentro da empresa.

O que é a LGPD?

A LGPD ((Lei nº 13.709, de 14/8/2018) está vigente desde 14 de Abril de 2018 e dispõe sobre o tratamento de dados pessoais. Na atualidade, onde o vazamento ou até mesmo roubo de dados pode levar a inúmeros crimes virtuais, essa é uma lei necessária e útil.

Compreendendo a LGPD e sua Aplicação nos Recursos Humanos

Que a LGPD estabelece regras claras para a coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais, os Recursos Humanos já sabem.

Entretanto, no contexto empresarial, a lei se aplica à coleta e tratamento de dados dos colaboradores, desde informações básicas até detalhes mais sensíveis, como histórico médico e informações financeiras.

Por isso, o RH precisa estar atento a como essas informações são distribuídas dentro da empresa e seus departamentos, bem como é tratada pelos gestores e colaboradores que usam esses dados no dia a dia de trabalho.

Consentimento e Finalidade

Um dos pilares da LGPD é a obtenção de consentimento transparente e específico para o uso de dados pessoais.

Os Recursos Humanos devem garantir que os colaboradores forneçam consentimento informado para a coleta e uso de seus dados. Isso pode ser feito através de um formulário ou check item onde o usuário afirma estar de acordo com o compartilhamento de suas informações.

Além disso, é essencial que os dados sejam usados apenas para a finalidade original para a qual foram coletados, evitando qualquer uso indevido.

Políticas Internas e Treinamento

Os departamentos de Recursos Humanos devem desenvolver políticas internas claras e abrangentes relacionadas à proteção de dados.

Essas políticas devem abordar questões como a coleta de dados, o acesso às informações, o armazenamento seguro e as diretrizes para o compartilhamento de informações dentro da empresa.

Minimização de Dados

A LGPD enfatiza a minimização de dados, ou seja, a coleta apenas da quantidade necessária de informações para a finalidade específica.

Isso significa que os colaboradores devem ser solicitados a fornecer apenas as informações essenciais para a administração de suas atividades profissionais.

Acesso Restrito e Segurança dos Dados

Os Recursos Humanos devem adotar medidas rigorosas de segurança para proteger os dados pessoais dos colaboradores.

Isso inclui a restrição do acesso a informações confidenciais apenas a funcionários autorizados e a implementação de protocolos de segurança cibernética para evitar violações de dados.

Dados de Clientes e Colaboradores: como fazer o uso adequado

No que diz respeito ao uso de dados de clientes por colaboradores, é essencial que os Recursos Humanos orientem os funcionários sobre a importância de tratar essas informações com confidencialidade e usá-las estritamente para os fins comerciais estabelecidos.

A transferência de dados pessoais de clientes para fins não autorizados ou fora do escopo de trabalho é uma violação séria da LGPD e pode resultar em penalidades graves que chegam a até 2% do faturamento total do negócio.

Adotar a prática de treinamentos regulares sobre o tema é uma boa alternativa para evitar este tipo de problema. 

Consentimento Expresso para Uso de Dados de Colaboradores

Os Recursos Humanos devem obter consentimento expresso dos colaboradores para coletar, processar e armazenar seus dados pessoais.

Isso se aplica a informações como endereço, telefone, dados bancários, histórico profissional e outros detalhes relevantes para a gestão de recursos humanos.

Retenção e Descarte Adequados de Dados

A LGPD estabelece prazos específicos para a retenção de dados pessoais.

Os Recursos Humanos devem garantir que os dados dos colaboradores sejam retidos apenas pelo tempo necessário e sejam adequadamente descartados quando não forem mais relevantes.

Isso ajuda a minimizar riscos de violação e proteger a privacidade dos indivíduos.

Direitos dos Colaboradores

A LGPD concede aos colaboradores uma série de direitos em relação aos seus dados pessoais. Isso inclui o direito de acesso aos seus dados, correção de informações incorretas, exclusão de dados desnecessários e o direito de revogar o consentimento a qualquer momento.

Auditoria e Monitoramento Constante

Os Recursos Humanos devem realizar auditorias regulares para garantir que as práticas de coleta, processamento e armazenamento de dados estejam em conformidade com a LGPD.

Além disso, um monitoramento constante das atividades de tratamento de dados ajudará a identificar e corrigir possíveis falhas de segurança ou não conformidades.

Conclusão

A aplicação da LGPD nos Recursos Humanos requer uma abordagem proativa e abrangente para garantir a proteção adequada dos dados pessoais de colaboradores e clientes.

Ao estabelecer políticas internas claras, obter consentimento expresso, adotar medidas de segurança cibernética e promover uma cultura de conscientização sobre a proteção de dados, os Recursos Humanos desempenham um papel fundamental na construção de um ambiente corporativo seguro e em conformidade com as regulamentações.

O respeito à privacidade e à integridade dos dados não apenas atende às exigências legais, mas também contribui para a confiança dos colaboradores e clientes nas práticas da empresa.

Se a sua empresa ainda não possui uma política clara de como a LGPD deve ser implementada e tratada no dia a dia dos colaboradores, sua empresa já está em risco.

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