Defina os termos e políticas de privacidade da sua empresa em 7 passos!

Três colaboradores reunidos em uma mesa com um computador, debatendo sobre os termos e políticas de privacidade empresariais.

Advogados revelam como montar as normas de proteção para uma empresa.

 

 

Os termos e políticas de privacidade da sua empresa são as normas previstas em contrato para as relações digitais com os usuários de um site. Hoje em dia, essa é uma espécie de garantia de segurança dos dados coletados, tornando-se assim, um elemento essencial para a credibilidade da marca e proteção dos consumidores.

 

A Lei nº 13.709/2018, mais conhecida como Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) é a responsável por regulamentar esse processo. Desse modo, estabelece os direitos dos usuários, e ao mesmo tempo, os deveres para as empresas, de forma que há clareza e transparência quanto ao uso das informações pessoais.

 

Sendo assim, se os termos e políticas de privacidade da sua empresa ainda não foram definidos, este artigo é para você! Elencamos 5 passos necessários para montar essas normas e manter seu negócio em dia com a legislação. Continue lendo o artigo e confira a seguir: 

 

O que são termos e políticas de privacidade? 

 

Em primeiro lugar, pode-se dizer que os termos e políticas de privacidade são documentos legais que estabelecem as regras, diretrizes e procedimentos para o uso e proteção das informações pessoais de usuários de sites, aplicativos, serviços ou produtos. 

 

Esses documentos geralmente detalham como as informações coletadas são usadas, armazenadas, compartilhadas e protegidas, bem como os direitos e opções dos usuários em relação a essas informações. São importantes porque ajudam a garantir que as informações pessoais dos usuários sejam tratadas de maneira justa, transparente e segura. 

 

Além disso, eles também podem ajudar a evitar o uso indevido de informações pessoais, como o compartilhamento com terceiros sem o consentimento do usuário.

 

Como consumidor, ao utilizar um site, aplicativo, serviço ou produto que coleta informações pessoais, é importante ler e entender os termos e políticas de privacidade associados a ele. Isso pode ajudar a proteger suas informações pessoais e garantir que você esteja ciente dos seus direitos e opções em relação a elas.

 

A importância de definir os termos e políticas de privacidade da sua empresa

Os termos e políticas de privacidade são extremamente importantes para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação. Isso porque esses documentos estabelecem as regras e limites para a coleta, armazenamento e uso das informações pessoais dos clientes e usuários da empresa. 

 

Neste cenário, elencamos os motivos pelos quais você deve definir esses termos para sua empresa. Veja a seguir:

Transparência e credibilidade diante dos usuários

Ao definir as políticas de privacidade, a empresa demonstra transparência e comprometimento com a proteção dos dados de seus clientes, o que é fundamental para a construção de uma relação de confiança entre empresa e consumidor. Sendo assim, essa não é só uma medida necessária, como também estratégica.

 

Afinal, o usuário tende a não confiar em sites com falhas de segurança, que podem expor seus dados e que não tem uma política preventiva para evitar expor sua privacidade. Você pode até supor que, ao receber aqueles formulários enormes sobre os termos, o usuário não leia, certo? 

 

Porém, se realmente houver algum tipo de fraude ou falha de segurança, sua empresa pode perder o respaldo no mercado e ainda perder possíveis clientes. 

 

Compliance e conformidade com as leis

As políticas de privacidade também são importantes para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações relacionadas à privacidade e proteção de dados pessoais. Em muitos países, incluindo o Brasil (com a LGPD), existem normas específicas que estabelecem as regras para o uso e proteção dos dados pessoais.

 

Por isso, fique atento também se a empresa tiver demandas no exterior, a fim de atender as possíveis políticas de privacidade necessárias de acordo com a legislação. 

 

Impede o vazamento de dados

A falta de políticas de privacidade pode levar a problemas como vazamento de informações, perda de confiança dos clientes e até mesmo processos judiciais. 

 

Portanto, é fundamental que as empresas se preocupem em criar e manter a atualização dos seus termos e políticas de privacidade. Desse modo, é possível garantir a segurança e privacidade dos dados de seus clientes.

 

Sendo assim, os usuários sentem maior confiança com a empresa por sentirem que há o respeito aos seus direitos.

 

Quer saber mais sobre a importância dos termos de privacidade? Converse com um advogado especializado em Direito Empresarial do Mercado Legal!

 

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O que incluir na criação de conteúdo dos termos?

Embora não exista um modelo específico para seguir na construção das políticas de privacidade, é importante considerar alguns fatores ao elaborar esse documento, como por exemplo:  

 

  • Descrição geral da empresa;
  • As principais informações acerca do tratamento e coleta de dados;
  • Os tipos e dados pessoais que serão coletados;
  • Onde há a coleta de dados;
  • Quais são os objetivos da coleta de dados e para que eles servem;
  • Local de armazenamento desses dados;
  • Período em que esses dados são armazenados;
  • Indicar se estão sendo utilizados cookies ou outros tipos de tecnologias de rastreamento;
  • Informar com quem os dados coletados são compartilhados (como por exemplo: com fornecedores e parceiros);
  • Medidas de segurança que são utilizadas pela empresa para que não haja o vazamento de dados ou outros problemas;
  • Orientações de atendimento da empresa em relação aos usuários;
  • Conhecimento de como o titular pode exigir seus direitos;
  • Entre outros.

 

O ideal, portanto, é incluir o máximo de informações, de forma clara e objetiva, para que o usuário entenda como funciona o processo de coleta e armazenamento de dados, de acordo com a LGPD.

 

É preciso levar em consideração também os casos em que há a restrição de alguns tipos de conteúdo. Por exemplo: cenas de violência, discurso de ódio e nudez podem ser restringidas em plataformas, aplicativos e redes sociais. 

 

Se esse for o caso e algum usuário tomar a decisão de compartilhar algumas das opções, poderá haver a exclusão do conteúdo. Sendo assim, é preciso inserir na política de privacidade o que é permitido e o que é proibido publicar.

 

Passo a passo para definir os termos e políticas de privacidade da sua empresa

 

Definir os termos e políticas de privacidade da sua empresa é essencial para garantir a transparência e a segurança dos dados dos seus clientes e usuários. Veja a seguir alguns passos que você pode seguir para realizar esse processo na prática:

Identifique as leis e regulamentações aplicáveis

Antes de começar a redigir seus termos e políticas de privacidade, é importante identificar as leis e regulamentações aplicáveis ​​à sua empresa e aos seus usuários. No Brasil, como foi dito acima, a legislação que regulamenta esse processo é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

 

Sendo assim, o que anteriormente era previsto apenas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC) e do Marco Civil da Internet, hoje mantém maior respaldo jurídico pela LGPD, que garante maior segurança para o armazenamento e compartilhamento de dados pessoais. 

 

Essa norma, por sua vez, determina os direitos e deveres na coleta de dados, identificando inclusive, qual é a responsabilidade que as empresas possuem nesse processo. Pode-se dizer então, que os termos e políticas de privacidade da sua empresa no âmbito digital são imprescindíveis para manter o compliance organizacional. 

 

Identifique as informações que sua empresa coleta

O próximo passo é identificar as informações que sua empresa coleta dos usuários, como nome, endereço, informações de pagamento, entre outros. Também é importante identificar os dados que são coletados automaticamente, como endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, entre outros.

 

Lembre-se que, de acordo com a Lei nº 12.695/2014, mais conhecida como Marco Civil da Internet, não é apropriada a retenção de dados sem que haja um fim específico. Em outras palavras, não se deve coletar informações que não serão úteis de alguma forma para o seu negócio. Fora isso, quanto maior for a quantidade de dados, maior será a responsabilidade se houver algum problema de segurança. 

 

Use ferramentas para criar o conteúdo dos termos

Quando se trata de definir os termos e políticas de privacidade da sua empresa, também vale a pena testar ferramentas de apoio. Existem alguns sites, por exemplo, que ajudam a criar o conteúdo dos termos com maior facilidade. É preciso, porém, revisar os termos e demais seções presentes para que haja a adaptação ao seu negócio. 

 

Isso porque, embora sejam detalhes, eles podem fazer a diferença no que se refere ao compliance e credibilidade da sua marca diante dos consumidores. Em todos os casos, é fundamental o apoio de um advogado especializado em Direito Empresarial, a fim de receber a orientação adequada para sua empresa. 

 

Descreva como as informações são coletadas e armazenadas

Lembre-se também de descrever claramente como as informações são coletadas e armazenadas. Os cookies, por exemplo, são arquivos textuais que tem como objetivo coletar informações acerca dos usuários que visitam um site. A ideia é entender o comportamento desse público para então, oferecer uma melhor experiência. 

 

Por isso, se você usa cookies ou outras tecnologias de rastreamento, é importante informar ao usuário e pedir autorização para a coleta. Além disso, também é importante especificar como as informações coletadas são usadas e se elas são compartilhadas com terceiros. Deixe claro para os usuários quais informações são compartilhadas e com quem.

 

Vale destacar que neste processo, é preciso usar uma linguagem clara e transparente para que o usuário esteja ciente e entenda cada detalhe. Por isso, evite termos muito técnicos e/ou que possam confundir o sentido da frase. 

Descreva as opções do usuário

 

Descreva as medidas de segurança que sua empresa usa para proteger as informações dos usuários. Isso pode incluir criptografia, proteção de senha e outros controles de segurança. 

 

Em seguida, explique as opções disponíveis para os usuários em relação às informações que eles fornecem, como corrigir informações imprecisas, excluir ou optar por não receber comunicações de marketing.

 

Inclua também uma declaração que descreve a política de privacidade da sua empresa em termos simples e diretos.

 

Apresente esses termos e políticas de privacidade da sua empresa 

Outra questão importante é disponibilizar esses termos em um local acessível. A ideia aqui é que logo ao entrar na página e/ou site, o usuário possa encontrar os termos disponíveis, recebendo assim, de forma imediata, essas informações. 

 

Hoje em dia, é muito comum que ao acessar uma nova plataforma, você se depare com a política e as opções “aceito” ou “não aceito”. Dessa forma, o consumidor pode consentir o uso dos dados ou não. 

 

Fique por dentro de todo o passo a passo para a definição dos termos: fale com um advogado especializado em Direito Empresarial agora mesmo!

Revise e atualize regularmente

 

Por último, mas não menos importante, é necessário atualizar regularmente seus termos e políticas de privacidade para garantir que eles estejam atualizados com as mudanças nas leis e regulamentações e as práticas da sua empresa.

 

Ao seguir esses passos, você pode criar termos e políticas de privacidade claros e transparentes que ajudarão a proteger a privacidade dos usuários e a construir confiança em sua empresa.

Quer definir os termos e políticas de privacidade da sua empresa? Conte com o Mercado Legal!

Em conclusão, o objetivo deste artigo é trazer um guia completo de como montar os termos e políticas de privacidade da sua empresa de forma eficiente. Lembrando que, embora essas instruções sejam muito importantes, o ideal é ter o suporte de um advogado especializado em Direito Empresarial.

 

Dessa forma, além da criação de normas, será possível mantê-las atualizadas constantemente de acordo com a legislação vigente. Para ajudá-lo neste processo, o Mercado Legal conta com uma rede de advogados de confiança. Eles podem orientar em todo o processo de definição, de acordo com a LGPD e demais leis referentes.

 

Prezamos pela ética e profissionalismo em nosso trabalho e acreditamos que esse é o melhor caminho para que nossos clientes mantenham a credibilidade e o cumprimento de deveres. Sendo assim, pensamos em facilitar o acesso à Justiça, com condições especiais para novos membros, bem como um preço justo e acessível. 

 

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